辦公室格式：實用指南與推薦用途
Open XML（docx、xlsx、pptx/m）縮小尺寸，提高 可靠性 並使檢測巨集變得更容易。
若要分享而不進行編輯，請使用 PDF/XPS；若要與其他套件互通，請謹慎匯出為 ODF。
Excel：xlsb 是大型工作簿的關鍵；CSV/TXT/Unicode 可實現可靠的資料交換。
網路版本限制了進階功能；對於巨集、大數據和設計，請使用桌面。
如果您與 Word、Excel 或 PowerPoint，您遲早會遇到數十種用於保存和共享文件的擴充功能和選項。 選擇合適的格式 這不僅僅是一個技術問題：它影響文件的大小、相容性、編輯的可能性甚至是安全性（巨集）。
在本指南中，我們匯集了 所有文件格式 微軟的Office y 微軟365 可以打開、儲存或匯出、它們的用途、何時使用每個套件比較方便以及在與舊版本、其他套件（例如 OpenDocument格式) 或使用網頁版而非桌面版時。
開放 XML 和現代擴展：一切的基礎
多年來，Word、Excel 和 PowerPoint 預設保存的格式 開啟 XML （docx、xlsx、pptx）。這些文件內部是包含 XML 和資源的 ZIP 包，其主要優點如下： 較小的尺寸 （壓縮可大幅減輕重量）， 更好的恢復 如果組件損壞，隱私（使用文件檢查器可以輕鬆檢測和刪除元資料），以及 互通性 （任何擁有 XML 編輯器和 ZIP 實用程式的人都可以檢查它們）。
Open XML 中的一個重要內容是帶有巨集和不帶有巨集的檔案之間的差異。 有「x」的副檔名（docx、xlsx、pptx）不能包含宏 以「m」結尾的檔案（docm、xlsm、pptm）則允許執行程式碼。這使得我們更容易一眼就辨識出一個檔案是否可以執行程式碼。
除了文件之外，還有以下變體 模板 和外掛：Word 使用 dotx 和 dotm，Excel 使用 xltx 和 xltm，PowerPoint 使用 potx 和 potm； 補品 現代 Excel 格式稱為 xlam，PowerPoint 格式稱為 ppam。此外，還有 開啟 XML 嚴格電子表格 （xlsx“strict”），Excel 工作簿的更嚴格的 ISO 變體。
每個應用程式的擴充：每個程式創建的內容
Word 主要適用於 。的docx （沒有巨集的文檔）和 .docm （包含巨集的文檔）。對於模板，使用 .dotx y .dotm這些擴充功能可確保與現代功能（例如自動保存和可訪問性檢查）的最佳相容性（請參閱 Word 格式說明).
Excel 用途 。XLSX （沒有宏的書）， .xlsm （有宏的書）， .xltx y .xltm （模板）。還有 .xlsb，一本專為 更快的載入和儲存 並且靈活地處理大量資料；它支援 VBA 和新功能，但它不是 XML，並且不能像 Excel 之外那樣輕鬆地操作其內容（參見 Excel 格式).
PowerPoint 儲存到 。PPTX （沒有巨集的演示）和 .pptm （使用巨集）。對於模板，有 .potx y .potm；對於“鬆散的幻燈片”，有 .sldx y .sldm；對於準備播放的演示文稿， .ppsx y .ppsm。此外，該套件還包括 Office 主題 (.thmx) 在文件、電子表格和簡報中一致地套用樣式（參見 PowerPoint 格式).
何時使用每種 Office 格式（docx/xlsx/pptx、帶有巨集和模板的變體）
對於一般的文字文件來說， 。的docx。它保證了相容性、小尺寸以及所有現代功能。 .docm 只有當您真正需要巨集（VBA 或 XLM）並且為了安全起見，對巨集進行簽名並僅與您信任的人共用才是理想的。
什麼是寫字板、歷史、功能以及如何使用它在 Excel 中，標準是 。XLSX. 如果你的書包含 宏 o 宏表 從 Excel 4.0 中選擇 .xlsm. 當效能至關重要時（非常大的工作簿、許多計算或資料透視表）， .xlsb 可以在開啟和儲存時有所作為，同時保持與 VBA 的兼容性。
對於要重複使用的範本（預算、報告、表格），請使用 .dotx / .dotm, .xltx / .xltm y .potx / .potm. 避免使用帶有巨集的模板 如果它們不是必需的：這就是你減少的方法 安全通知 以及企業環境中可能出現的阻塞。
匯出用於共享或列印：PDF 和 XPS
當目標是 保留設計 並避免改變，選擇 PDF （.pdf）。它非常適合發送提案、手冊或需要列印的文件（包括 商業印刷）。此格式可保持元素的原樣，且不易編輯。
也有 XPS （.xps），具有類似用途的紙本 XML 規格： 尊重格式 並使編輯變得複雜。它不如 PDF 常見，但一些組織由於內部政策或 Windows.
發佈到網路：HTML 和 MHT/MHTML
如果您需要將電子表格或文件發佈為網頁，您可以匯出到 HTML（.htm、.html）Office 會產生一個包含文件和所有資源（圖片、腳本）的資料夾。對於一個包含所有內容的單一文件來說， MHT/MHTML, “單一文件網頁”，對於透過電子郵件發送或存檔嵌入資源很有用。
與其他套件的互通性：ODF（開放式文件）
Office 開啟並儲存於 OpenDocument格式 對於電子表格 賠率 （其他地區也有 .odt 和 .odp 應用程序（儘管我們這裡重點介紹 Excel）。如果您與 “Google文檔” 或 OpenOffice/LibreOffice，因為他們將能夠本地打開它。
然而，由於不同套件的功能並不相同， 儲存並以 ODF 格式重新開啟 您可能會注意到格式的變化或遺失。實用建議： xlsx/docx/pptx 在建立和審查時，只有在特別要求的情況下才會匯出為 ODF 作為最終交換格式。
Excel 中的資料格式與交換：CSV、TXT、DIF 和 SYLK
Excel 在充當資料橋樑時大放異彩。為了與其他系統交換數據，您可以使用多種文字和舊格式，每種格式都有各自的「使用時機」。 選擇正確的 它可以幫您解決重音符號、換行符號或分隔符號的問題。
CSV (.csv)：文字文件 逗號分隔值有一些平台變體（Windows、Macintosh、MS-DOS）旨在使製表符、換行符和其他字元在該系統上能夠正確解釋。 Excel 僅儲存 活動工作表.
製表符分隔的文字 (.txt)：字段之間用 製表機. 也適用於 Windows/Mac/MS-DOS 版本，以及選項 Unicode 文字 （用於寬字元編碼）。儲存為 CSV 文件 目前工作表.
差異 (.dif)：經典格式 資料交換。僅保存活動工作表；現在使用較少，但仍出現在舊版整合中。
SYLK（.slk）： 格式 符號連結 用於在舊版應用程式之間交換；保留一些表格元資料。另外 活動工作表 只。
偽造註冊號碼 (.prn)：「格式化文字（空格分隔）」。用於輸出如下內容 蓮花 和空間對齊的列印清單；僅儲存活動工作表。
實用建議：如果您要匯入僅「吞下」特定分隔符號的系統，請選擇 CSV （逗號）或 的TXT （製表符）依要求。如果重音符號或特殊字元有風險，則押注 Unicode 文字. 對於傳統自動化系統， DIF/SYLK 仍然有用。
Excel 中的特殊格式與舊格式
Excel 可以開啟某些較舊或第三方格式的文件，但無法儲存。例如， .DBF （dBase III/IV）可以打開，但無法從現代 Excel 儲存到 dBase。此外，也支援打開 .xlw （Excel 4.0 工作簿），但您無法使用該副檔名進行儲存。
如何恢復未儲存的 Excel 文件在“開放但有細微差別”類別中 .xlr （Microsoft Works 6.0–9.0）。要使用這些文件，建議將它們轉換為 .xlsx/.xlsm/.xlsb 並在生產中使用之前檢查相容性。
Excel（現代版）不支援的格式
有些格式無法再在 Excel 2007/2010/2013/2016 及更高版本中開啟或儲存。 避免依賴它們 並儘快遷移。
Excel 圖表 (.xlc) 來自 Excel 2.0/3.0/2.x。
Lotus 1-2-3 在所有變體中： .wk1、.wk2、.wk3、.wk4、.wks、.fmt、.fm3.
Microsoft Works（.wks）.
資料庫 II (.dbf) 在其規範 2 中。
夸特羅臨 對於 MS-DOS 和 Windows： .wq1、.wb1、.wb3.
如果您需要從這些格式中恢復數據，最明智的做法是 使用中間工具進行轉換 （特定的轉換器或先在仍支援它的應用程式中開啟它，然後重新匯出為 CSV、XLSX 或類似格式）。
插件和自動化：XLA 和 XLAM
Excel 支援舊版加載項 .xla （Excel 97–2003）和現代 .xlam，也 巨集啟用 以及基於 XML 的。如果您開發內部解決方案， 了解如何排除插件故障 並儘可能提供 64 位元和 32 位元版本以覆蓋這兩種環境。
XML、資料和先前的標準
除了 Open XML，Excel 還可以與 XML 資料 （.xml）並與 XML電子表格2003。如果您要與 其他應用 處理 XML 或需要自訂模式。請注意，現代書籍標準是 .xlsx/.xlsm，更加緊湊和堅固。
剪貼簿：Excel 貼上時可以理解的格式
複製貼上時，Excel 可以從 剪貼板 從 Office（如果您無法貼上外部內容，請參閱 您不能貼上外部內容）這包括 WMF/EMF 影像, BMP 點陣圖，格式 文本 （標籤、CSV、富文本 RTF格式)、OLE 對象，甚至單一文件網頁 MHT/MHTML 或傳統的 HTML。這使得從其他應用程式貼上時更能保留內容和格式。
向後相容性和檢查器
在 Office 中開啟舊文件非常簡單：開啟它們，然後您就可以 繼續工作 與他們一起保存。當您儲存回時，Office 會運行 相容性檢查器 它會警告您目標版本不支援的功能，並允許您刪除或替換它們。如果協作涉及多個版本，最實用的選擇是 以現代格式儲存 並在必要時促進額外出口。
您是否仍有舊二進位格式的文件（.doc、.xls、.ppt開啟檔案並選擇 文件>另存為 （如果您使用的是 OneDrive/SharePoint，請選擇「儲存副本」）來建立版本 開啟 XML您將在尺寸、可靠性和功能方面獲得提升。
何時選擇 64 位元或 32 位元 Office/Microsoft 365
64 位元版本的 Office 可以更好地利用內存，非常適合使用 龐大的文件 或 Excel 中的複雜模型（多個資料透視表、外部連接、Power Pivot、3D 地圖、Power View 或取得和轉換）。它們還有助於在 PowerPoint 中使用 非常大的圖像和視頻 並且在 Project 中檔案> 2 GB。
如果你依賴 COM 加載項 或 32 位元控件，沒有 64 位元替代方案，如果你 VBA程式碼 使用難以移植的舊 API 聲明，或處理 OLE 物件/伺服器和資料庫 .mde/.ade/.accde 32 位元訪問。此外，記憶體小於 4 GB 或系統為 32 位元的電腦只能安裝 32 位元版本。
如何知道 Microsoft Office 是否已啟動OpenDocument 與 Open XML：預設情況下哪個比較好？
OpenDocument 是為 OpenOffice/LibreOffice 等套件設計的，而 Open XML 則是 Microsoft Office 原生的。 Office 支援 ODF 您將能夠開啟/儲存，但如果您使用非等效函數，則可能會出現 損失或變化 在表達或行為上。因此，除非你的組織要求，否則最明智的做法是 docx/xlsx/pptx 並僅導出至ODF進行一次性交換。
Office 桌面版與網頁版：影響格式的差異
網頁版 Microsoft 365 免費且方便，但也有限制。 字網 缺少完整管理等工具 引文和參考書目、浮水印、進階設計和列印選項，以及合併和比較文件的「專業」協作選項。不過，它處理基本的編輯和簡單的共同創作功能還是相當不錯的。
En Excel 網頁版 您可以建立和編輯資料透視表，但不能建立和編輯資料透視圖（只能查看它們）。 沒有先進的公式 沒有外部連接或外部引用，並且缺乏 Power View、Power Pivot 等分析視圖或複雜的切片器，例如 時間線對於嚴肅的分析和資料建模來說，桌面毫無疑問勝出。
En PowerPoint 網頁版 選擇 過渡和動畫 它較小，它不能複製某些 嵌入影片，形狀和文字的豐富格式有限（沒有漸變或吸管），並且沒有 設計師 也不需要墨水架。對於複雜的演示，桌面就足夠了。
此外，網頁版 離線無法使用 要編輯本機文件，必須先將其上傳到 OneDrive。所有這些並沒有改變你「必須」使用的格式，但它確實解釋了為什麼 包含巨集、大型 Excel 範本或精心設計的文檔、桌面和 .xlsm/.xlsb/.pptm/.dotm 格式仍然佔據主導地位。
遺留二進位格式：何時仍然有意義
格式 .doc、.xls、.ppt (97-2003) 保留了相容性，但不再建議作為標準。您將失去 Open XML 的優勢，並且在恢復損壞的檔案或協作時面臨更多問題。僅在以下情況下使用這些格式： 安提瓜 要求它，並計劃它的遷移。
選擇格式的快速提示
現代、可編輯的文檔: docx/xlsx/pptx。
宏 必要的：docm/xlsm/pptm（如果可能的話，請提供數位簽章）。
大型書籍上的表現：xlsb。
可重複使用的模板：dotx/xltx/potx（如果它們有宏，則為“m”變體）。
無需編輯即可分享：PDF（或 Windows 策略下的 XPS）。
發佈為網路：HTML 或 MHT/MHTML（單一檔案）。
交換數據 使用系統：CSV/TXT（如果有重音則為 Unicode），如果需要則為 DIF/SYLK。
與其他套件混合工作：將您的工作保存在 Open XML 中並在最後匯出為 ODF。
選擇正確的格式不僅可以避免相容性問題； 節省您的時間減少整合過程中的錯誤，並提昇文件接收者的體驗。遵循這些指南，您可以在每種情況下做出明智的決策。
相關文章：如何在 Office 中啟用對舊版巨集和 VBA 的支持
艾薩克對字節世界和一般技術充滿熱情的作家。我喜歡透過寫作分享我的知識，這就是我在這個部落格中要做的，向您展示有關小工具、軟體、硬體、技術趨勢等的所有最有趣的事情。我的目標是幫助您以簡單有趣的方式暢遊數位世界。